Concepto y consejos para la gestión de la comunicación

Para llevar a cabo cualquier gestión, sea del tipo que sea, es imprescindible tener una buena comunicación. Y a la hora de gestionar los proyectos de una empresa, se hace fundamental disponer de un departamento de comunicación que se encargue de la planificación, la ejecución, la monitorización y el control de los mensajes. La compañía ejerce ese control interno y externo, que redundará en mejores resultados y un compromiso mayor por parte de sus empleados.

Una buena comunicación, además, aporta un componente crítico del éxito de un proyecto. Así lo afirma el Project Management Institute (PMI) y añade algo más al asegurar que la mayoría de los fracasos de los proyectos se deben a problemas de comunicación. Esta gestión de la comunicación de los proyectos consta de tres procesos que ayudan a garantizar que las personas implicadas envíen, reciban y entiendan los mensajes correctamente.

Según el PMBOK (Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos), este tipo de comunicación es una de las diez áreas de conocimiento clave y que cualquier empresa debería tener en cuenta. Esos tres procesos de gestión de la comunicación fundamentales son los siguientes:

1. Planificación
2. Gestión y seguimiento 
3. Análisis y conclusiones 

1. PLANIFICACIÓN

Lo primero que hay que hacer es planificar cómo será el proceso, qué necesidades tiene tu proyecto y tener una buena interacción entre todas las partes interesadas. Así se empieza a crear el plan de gestión de comunicación, que cuenta con estos factores: 

• Público  
• Objetivo 
• Message 
• Canal 

Público

Se trata de una lista de todas las partes que participan en el proyecto. Por eso se incluyen los miembros del equipo, los patrocinadores, los clientes y otras partes interesadas.

Objetivo

¿Cuál es la finalidad de las comunicaciones? Puedes utilizar algunas comunicaciones para la difusión y otras que necesitan una acción previa (solicitar a un patrocinador que autorice los gastos o a un cliente que apruebe las comunicaciones de un proyecto, por ejemplo).

Message

Se trata de elegir el mensaje para cada tipo de comunicación. Es sumamente importante este punto, pues estamos ante el contenido real que se compartirá. En estos mensajes se debe tener en cuenta también el alcance, el presupuesto, los objetivos, los riesgos y el tiempo de entrega. Es recomendable elaborar un cronograma. 

Canal

Por dónde llega el mensaje. Hay que decidir si se trata de una comunicación formal o informal, un correo electrónico o una reunión de equipo.  

Además, tu plan de comunicación tiene que ser lo suficientemente detallado como para establecer exactamente qué se enviará en cada momento, a quién, cómo, cuándo y quién es el responsable de todo eso. 

2. GESTIÓN

Tras crear y aprobar el plan, el siguiente paso es asegurar la revisión de este y hacer una actualización periódica en la que además se reflejen los cambios realizados. De estas funciones se encarga el gestor de proyecto, que en una primera fase habrá realizado una recopilación y análisis de los datos. Él es también el encargado de la redacción y transmisión de ese mensaje inicial. Una vez lanzada la comunicación, hay que recopilar los informes, documentos y archivos para almacenarlos. Cuando se haya terminado el proyecto, hay que deshacerse de las comunicaciones que ya no resulten relevantes. 

3. ANÁLISIS Y CONCLUSIONES

En todo plan de comunicación se requiere un control y análisis de las diferentes actuaciones llevadas a cabo. Esto implica supervisar y controlar las comunicaciones durante todo el proyecto, pero no exime de realizar una labor de resumen y conclusiones, es decir, de reconfirmación cuando el proyecto está en la fase final. 

Así pues, deberíamos volver a analizar las comunicaciones y clasificarlas entre las que tuvieron éxito y las que no resultaron como nosotros esperábamos; reconfirmar cuáles (hablamos de porcentajes) de nuestras comunicaciones fueron recibidas por nuestro público objetivo y cuáles no; analizar si los mensajes que se lanzaron se entendieron o no, así como qué tipo de feedback se recibió por parte las personas que desarrollaron el proyecto 

CONSEJOS PARA CONSEGUIR EL ÉXITO COMUNICATIVO

Para tener éxito en la gestión de la comunicación de los de proyectos, se necesita crear puentes entre los diferentes interesados que están involucrados en un proyecto. Por eso se utilizan varios canales y la comunicación vira de mensajes más formales a otros más informales. Entre las claves para conseguir una comunicación más eficaz podríamos citar el uso de un lenguaje sencillo y referirnos a temas relevantes con mensajes directos. 

La mayoría de las habilidades de comunicación surten efecto en cualquier empresa. Estas son algunas de ellas:  

• Escuchar de manera activa y eficaz. 
• Educar para aumentar el conocimiento general del grupo de trabajo. 
• Investigar y confirmar informaciones dentro del propio sector. 
• Preguntar y sondear ideas para aumentar la comprensión del equipo. 
• Establecer y gestionar expectativas. 
• Motivar a las personas para que estén comprometidas. 
• Resolver conflictos para prevenir impactos negativos. 
• Resumir e identificar las etapas siguientes. 

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