The packing list: what is it, when and how to use it, and what is it for?

Las aduanas de todo el mundo disponen de una serie de trámites que obligatoriamente se deben efectuar para que las empresas puedan despachar sus productos al entrar o salir del país.

En el caso de España, la documentación se debe presentar en el Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

Qué es el packing list

El packing list es un documento que detalla todos los productos que contiene un envío de mercancías destinado a la exportación, y en él se aportan sus datos y características, como cantidad, peso, descripción del producto, dimensiones, número de bultos, etc. 

Se trata de un documento fundamental en el comercio internacional y en las operaciones logísticas porque facilita el reconocimiento selectivo por parte de las autoridades aduaneras y a su vez es de gran importancia sobre todo en el despacho aduanero físico.

El packing list siempre está asociado a uno de los documentos más importantes para aduanas y para el envío de mercancías: la factura comercial. 

Para qué sirve un packing list

Es un documento comercial necesario para enviar productos, ya que, además de ser requerido en los trámites aduaneros, facilita el trabajo de aduanas y es muy útil tanto para el receptor de la mercancía como para las empresas implicadas en su transporte y almacenamiento. La importancia del packing list radica en sus múltiples funciones:

     ● Identificación del contenido del envío: Ayuda a confirmar qué productos están incluidos en un envío y a asegurarse de que todos los artículos enviados sean los correctos.
     ● Control aduanero: Es un documento esencial para los trámites aduaneros, ya que permite a las autoridades verificar que el contenido del envío coincide con lo declarado.
     ● Comunicación entre exportadores e importadores: Sirve como un acuerdo de qué productos se envían y se reciben, lo que reduce posibles disputas sobre la mercancía.
     ● Seguimiento del envío: Facilita el seguimiento durante el transporte, ya que proporciona una descripción detallada de cada artículo.
     ● Resolución de incidencias: En caso de pérdida, daño o extravío de la mercancía, el packing list sirve como prueba del contenido del envío.
     ● Facturas y seguros: Se utiliza como referencia para la emisión de facturas y la contratación de seguros.

Tipos de packing list

Aunque no existe un formato único establecido —el packing list es un documento que sigue un modelo determinado y que no varía en exceso—, sí hay diferencias cuando un envío es doméstico o se trata de un envío internacional.

El packing list para envíos nacionales dentro del mismo territorio cumple la función de declaración jurada, garantizando que los productos listados en el documento son los que realmente se encuentran en el envío.

El packing list para envíos internacionales es una lista de artículos para exportación y debe contener información detallada sobre todos los productos al objeto de garantizar una correcta trazabilidad.

Qué datos debe tener el packing list

Para rellenar el packing list, se suele utilizar una hoja de cálculo Excel estructurada que incluya todos los datos requeridos en los campos obligatorios, que como mínimo deben ser estos:

     1. Información del exportador (empresa o persona que envía: nombre, dirección y documento identificativo).
     2. Información equivalente del importador (comprador o usuario temporal de los bienes o equipos que se envían).
     3. Número de la factura comercial a la que hace referencia el packing list para de esta forma poder vincular ambos documentos con el fin de facilitar y acelerar los trámites aduaneros.
     4. Distribución de la mercancía o los bultos en los distintos contenedores (si los hubiera). Peso y dimensiones de cada uno de los contenedores, bultos, paquetes o productos enviados.
     5. Número de bultos y descripción detallada de cada bulto. 
     6. Marca, modelo, número de serie, color, material y valor comercial de cada uno de los artículos.
     7. Lugar, fecha de emisión del documento y fecha en la que se realiza el envío.
     8. Modo de embarque: aéreo, marítimo, terrestre o ferroviario.
     9. Descripción detallada de los productos objeto del envío.
     10. Cantidad de paquetes o bultos que conforman la totalidad del envío.
     11.  Peso total bruto y neto de cada uno de los productos.

En particular, habrá marcajes especiales y señalización o etiquetas particulares cuando se trata de envíos de material radiactivo o contaminado de origen médico o nuclear, en los que se deben indicar todos los parámetros radiológicos asociados a los productos.

Quién firma el packing list

La información de la operación debe ser facilitada por el exportador y trasladada al transportista para que este último la complete y pueda presentarla. El exportador, además, tiene que firmar el documento antes de que la carga se coloque en el vehículo que va a realizar el transporte.
El packing list debe meterse en un sobre impermeable y colocarse en la parte exterior del paquete evitando que coincida con los cierres, esquinas o en la cinta adhesiva de embalaje.

Qué tipo de factura ha de acompañar al packing list

Aunque el packing list no es una factura, generalmente se complementa con la factura comercial para el proceso de importación y exportación. Existen varios tipos de facturas, pero la más común es la factura comercial.

     ● Factura comercial: Es el documento principal, que detalla la venta de bienes o la prestación de servicios y se utiliza en los trámites aduaneros y para determinar los aranceles e impuestos correspondientes. 

En el caso de ciertos tipos de transacciones internacionales, también podrían utilizarse:

     ● Factura proforma: Es una factura preliminar que se emite antes de realizar una venta a modo de presupuesto o cotización.
     ● Factura de aduana: Puede ser requerida en algunos países para sus trámites aduaneros.

Si el artículo te ha resultado interesante, no dudes en profundizar más sobre este tema y muchos otros sobre el comercio internacional, echando un vistazo a nuestra titulación en Técnico superior en Comercio Internacional.