¿Qué es y cómo se hace un libro diario?

Llevar una correcta gestión de los asuntos financieros en una empresa resulta determinante para el triunfo de esta. Por ello, los responsables de RR. HH. y los directores dan tanta importancia a los procesos de selección del departamento contable, pues cualquier fallo en los procesos que gestiona su equipo humano puede tener graves consecuencias en la cuenta de resultados.

Los responsables de finanzas de las organizaciones disponen de varios métodos para llevar al día las cuentas, pero uno de los registros contables más importantes es el libro diario, un documento obligatorio en muchos sistemas legales que sirve como base para llevar un control ordenado de las operaciones económicas de un negocio. 

¿Qué es un libro diario?

El libro diario es un registro cronológico en el que se anotan todas las operaciones financieras de una empresa. Cada transacción se registra siguiendo el principio de la partida doble, que implica que cada operación afecta al menos a dos cuentas: una cuenta de débito y una cuenta de crédito. Además, el libro diario tiene como objetivo principal garantizar que todas las actividades económicas de la empresa queden documentadas de manera clara, ordenada y precisa, por lo que este registro, como hemos explicado anteriormente, no solo es esencial para la contabilidad interna, sino que también lo exigen las autoridades fiscales de muchos países como parte de la auditoría y el cumplimiento tributario.

El libro diario es un documento que resulta de gran ayuda por varias razones:

1. Control financiero: Permite a las empresas llevar un seguimiento detallado de sus ingresos, gastos y movimientos de capital.
2. Base para otros registros: Es el punto de partida para la elaboración del libro mayor, los balances y otros informes contables.
3. Cumplimiento legal: En muchas jurisdicciones, es obligatorio llevar un libro diario actualizado y correctamente elaborado.
4. Transparencia: Facilita la detección de errores, fraudes o discrepancias en las finanzas de la empresa.

Estructura de un libro diario

El libro diario se organiza en asientos contables, que son las anotaciones de cada transacción. Cada asiento debe contener la siguiente información básica:

1. Fecha de la transacción: Indica el día, mes y año en que se realizó la operación.
2. Número de asiento: Cada asiento debe estar numerado de forma consecutiva para facilitar su identificación.
3. Descripción de la transacción: Explica brevemente el motivo de la operación (por ejemplo, «Venta de productos» o «Pago de alquiler»).
4. Cuentas afectadas: Detalla las cuentas que se debitan y acreditan.
5. Importes: Especifica las cantidades correspondientes en las columnas de débito y crédito.
6. Referencia: Opcionalmente, se puede incluir un código o número de referencia relacionado con la transacción (como el número de factura).

Cómo hacer un libro diario

Elaborar un libro diario requiere precisión y conocimiento de los principios contables. A continuación te mostramos paso a paso cuáles son los puntos que debes tener más en cuenta para hacerlo de la mejor manera posible, garantizando así el éxito en las operaciones financieras de cualquier empresa: 

1. Organiza la información: Reúne todos los documentos relacionados con las operaciones financieras, como facturas, recibos, notas de crédito, pagos y comprobantes bancarios. Asegúrate, además, de que todos los datos estén completos y actualizados.
    
2. Identifica las cuentas involucradas: Cada transacción afecta al menos a dos cuentas contables. Por ejemplo, una venta puede afectar las cuentas de «Caja» y «Ventas». En este sentido, es fundamental determinar qué cuenta se debita y cuál se acredita.
    
3. Aplica el principio de la partida doble: El principio básico de la contabilidad establece que el total de los débitos debe ser igual al total de los créditos. 
    
4. Por ejemplo: Si vendes un producto por 500 € en efectivo, la cuenta «Caja» (activo) se debita por 500 € y la cuenta «Ventas» (ingreso) se acredita por 500 €.
    
5. Registra la transacción: Escribe cada operación en el libro diario siguiendo el formato establecido. Un ejemplo de registro que funciona muy bien podría ser el que te mostramos a continuación:
    

   FECHA	DESCRIPCIÓN	DÉBITO	CRÉDITO
   03/01/2025	Venta en efectivo Venta	500€	500€

   
    
6. Verifica los totales: Asegúrate de que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos en cada asiento contable, pues esto garantiza que no haya errores en la transacción.
    
7. Usa un software contable (opcional): Hoy en día, muchas empresas utilizan herramientas digitales como QuickBooks, SAP o Excel para automatizar el registro en el libro diario, pues facilitan los cálculos y reducen los errores humanos.
    
8. Actualiza el libro mayor: Una vez registradas las transacciones en el libro diario, se trasladan al libro mayor, donde las cuentas se agrupan para generar informes financieros.

Con todo ello, debes tener en cuenta que para crear un libro diario efectivo es importante, además de seguir los pasos que te hemos detallado antes, ser coherente (registrando las transacciones diariamente para evitar acumulaciones o errores), tener una formación adecuada (es decir, asegúrate de que la persona encargada del registro contable esté bien formada en los principios contables), hacer auditorías periódicas y cumplir las normas legales.

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